Um dos trabalhos mais difíceis de um gerente de projetos é a resolução de conflitos entre as equipes. Impasses mal resolvidos podem tomar grandes proporções e tornar o trabalho da equipe do seu projeto difícil e lento. Como gerente, você deve ouvir todos os lados, entender os pontos críticos, promover ações para integrar os colaboradores da equipe e, com estas informações, dar a palavra final. Para ajudá-lo nesta tarefa, selecionamos algumas dicas sobre como resolver os conflitos entre departamentos da sua empresa e integrar as equipes envolvidas no projeto. Confira:
O poder de uma boa comunicação
A chave para integrar as equipes e resolver (ou até mesmo evitar) conflitos é a comunicação. Você deve manter um contato próximo com todos os envolvidos, atentar-se às atividades de cada um deles, bem como as dificuldades expostas. Muitos conflitos podem ser evitados com uma simples conversa “olho no olho”, com cada integrante expondo seus argumentos e mostrando como suas ideias impactam no projeto.
Porém, essa comunicação deve ser eficiente. Reuniões constantes, sem pautas claras e com duração indefinida costumam não trazer resultados efetivos. Sempre que reunir equipes de vários departamentos, tenha um objetivo claro e faça destes encontros o mais curto possíveis, ouvindo sempre todos os lados e buscando a solução para um “problema” definido. Ao fim da reunião, envie a ata e o que foi decidido para todos.
Além das reuniões, crie canais de comunicação direta. A porta do gerente de projetos deve estar sempre aberta, ou seja, enquanto um gerente de projetos você deve estar sempre disponível para o surgimento de um conflito, redefinição de estratégia e até mesmo para intermediar relações em busca de uma solução efetiva. Você também deve criar canais para os setores conversarem entre si e tentarem resolver a estas questões sem precisar da sua intermediação. Estimule o uso inteligente do e-mail, telefone e, principalmente, encoraje os encontros pessoais entre setores quando for possível.
Não adie os problemas
O principal erro que gerentes de projetos cometem ao lidar com um conflito é adiar o problema esperando que, de alguma maneira, ele se resolva sozinho. Isso não vai acontecer e, quando você menos esperar, poderá ter tomado uma proporção desnecessária e evitável caso você tivesse intervido antes. Como você estará sempre conversando com as equipes, poderá usar sua percepção para entender quando determinado assunto poderá gerar um conflito.
Assim que perceber um impasse, ouça os lados envolvidos e sente com cada um dos integrantes deles para resolver. Evite que os impasses tomem grandes proporções e, principalmente, que uma disputa de ego acabe entrando em jogo. Sendo rápido e incisivo na resolução dos conflitos, dificilmente eles tomarão grandes proporções.
Busque um denominador comum
Você deve ouvir atentamente todos os lados envolvidos e fazer com que todos conversem entre si, tentando achar a melhor forma de resolver um problema. Caso aconteça um impasse, porém, você terá que tomar uma decisão. Busque sempre a melhor solução para todos, que não prejudique nenhum departamento, influencie positivamente os projetos e a empresa.
Procure sempre uma resolução que seja “win-win”, ou seja, que ambos os lados saiam ganhando, mesmo que pelo aprendizado. Claro que nem sempre isso é possível, mas tenha em mente encontrar um caminho que seja constituído pelas ideias de cada um destes lados. Faça com que ambos tenham que ceder um pouco pelo sucesso. Isto estimulará o trabalho em equipe de uma forma mais integrada!
Lide com a frustração de expectativas
Você vai tentar criar uma resolução que seja o melhor possível para todos os lados, porém, como gerente de projetos, no fim das contas o resultado deverá ser o melhor para o projeto e para a empresa. Por isso, pode acontecer de algum dos lados (ou talvez ambos) ficarem frustrados, por não terem suas expectativas totalmente atendidas.
Novamente, o segredo aqui é a comunicação. Explique como a sua decisão final foi o melhor para o projeto e de que maneira as ideias de cada um influenciaram nessa decisão. Deixe claro que você deseja que todos participem com ideias, pensamentos e formas diferentes de trabalhar, mas que a decisão foi estrategicamente pensada. A transparência contribui bastante na mediação de conflitos!
E você, o que faz no seu dia a dia para integrar as equipes em seus projetos? Em caso de conflitos entre os departamentos, quais as atitudes tomadas? Compartilhe suas experiências conosco através dos comentários!
Fonte: http://www.projectbuilder.com.br/blog-pb/entry/pessoas/como-integrar-equipes-e-lidar-com-conflitos-entre-departamentos
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