A Importância da Comunicação Eficaz nas Organizações

Por José Roberto Marques

Todo o profissional deve ter como um de seus princípios básicos a boa comunicação dentro da empresa

A comunicação nas organizações é uma das formas mais eficazes da corporação sobreviver e prosperar no mercado competitivo atual. Essa ferramenta estabelece um relacionamento entre a empresa e os funcionários, permitindo que eles acompanhem as suas principais ações e verifiquem o impacto de suas tarefas no alcance dos resultados traçados. Com isso, os colaboradores ficam mais motivados a contribuir para o sucesso da companhia.

Para se ter uma ideia do quanto a comunicação é importante no cenário empresarial, mesmo quando os funcionários demonstram o interesse em cumprir suas tarefas, se não estiverem bem informados sobre os objetivos da companhia, a vontade de dar o máximo de si é reduzida. Quando utilizada adequadamente, essa ferramenta faz com que os colaboradores queiram "vestir a camisa" da companhia, porque sentem-se partes importantes do processo.

A implementação de uma comunicação interna eficaz permite a interação e integração de todo o universo corporativo. Entre seus objetivos estão informar os funcionários sobre a empresa e ambiente de trabalho, valorizar a participação de todos os colaboradores no andamento dos negócios, além de facilitar o relacionamento interpessoal. Além disso, a sua prática também é excelente na constituição da imagem passada pela empresa que é propagada pelos colaboradores fora do expediente de trabalho.

Elaborar boas estratégias de comunicação nas organizações faz com que os colaboradores tenham uma nova perspectiva da empresa na qual trabalham e não considerem conceitos externos. Dessa forma, eles se tornam verdadeiros embaixadores da empresa em que trabalham.

A comunicação nas organizações deve ser uma ferramenta de administração estratégica nos mais variados níveis hierárquicos para atingir o sucesso da organização. Nessa perspectiva, a sua prática não é responsabilidade de um departamento específico, mas sim de todos que os compõem a empresa, desde gestores a subordinados. Somente dessa forma, pode-se evitar ruídos e conflitos que atrapalhem o bom relacionamento interpessoal no ambiente de trabalho.

No mercado atual, oferecer produtos e serviços com qualidade é uma obrigação das empresas. Seu diferencial está em valorizar o capital humano por meio de uma comunicação desenvolvida para os colaboradores. Assim, compreender a importância de praticar esse processo constitui um desafio para as empresas.

Mudanças provocadas pela prática da comunicação nas organizações

Uma comunicação eficaz no mundo organizacional pode ser entendida como aquela que transforma e muda a atitude das pessoas. Se a comunicação apenas mudar suas ideias, mas não provocar nenhuma atitude, então a ela não atingiu seu objetivo. Obter êxito nesse processo significa ter colaboradores mais criativos, flexíveis, trabalhando melhor em equipe, proativos e com engajamento muito maior para entregar sempre o melhor trabalho possível. Para isso, o conteúdo deve ser efetivamente aprendido para que as pessoas utilizem aquilo que foi propagado.

As empresas precisam trabalhar o desenvolvimento de uma cultura baseada no diálogo e troca de ideias, impressões e sentimentos para manter um bom funcionamento organizacional. Dessa forma, as pessoas conhecem melhor os objetivos da empresa em que trabalham, ficando sempre motivadas e confiantes sobre sua participação em cada conquista, além de mais à vontade para opinar sobre decisões. É importante que os colaboradores estejam alinhados quanto aos objetivos a serem alcançados, até mesmo no dia a dia, compreendendo quais são os valores, crenças e regras de conduta da empresa.

Como empregar a comunicação nas organizações

Considerando que o processo de comunicação somente é bem-sucedido quando o destinatário recebe, compreende e interpreta a mensagem, considerar as características do público-alvo é essencial para o sucesso dessa ferramenta. Nesse sentido, o processo de comunicação deve ter como foco o perfil dos colaboradores da organização em questão.

Cada pessoa tem sua própria construção de significados, sendo influenciada por toda carga cultural adquirida durante a vida. Ou seja, os indivíduos não são iguais, portanto pensam e agem de forma diferente!

O entusiasmo pode variar de pessoa para pessoa, uma vez que é um processo interno. Entretanto, a motivação sofre influência do meio externo, o que inclui a forma como a empresa se comunica e se relaciona com o funcionário. O inverso também ocorre: o comportamento humano dentro da organização varia de acordo com a experiência pessoal de cada trabalhador, e a comunicação deve se adaptar e levar em conta essas diferenças individuais.

Assim, a estratégia de comunicação precisa considerar os pontos em comuns dos colaboradores para que proporcione resultados positivos. A forma de se expressar, a escolha das palavras, o tom da voz ou o meio utilizado na comunicação são alguns dos recursos que devem ser considerados durante a prática da comunicação, uma vez que influenciam na forma como o receptor interpretará a mensagem recebida.

Gestão e comunicação

Como mencionei acima, a prática da comunicação deve fazer parte das tarefas de todos os níveis hierárquicos. Como intermediários entre os interesses da empresa e dos funcionários, os gestores precisam desenvolver essa habilidade para exercer sua função adequadamente. Essa ferramenta ajuda a construir um relacionamento melhor com sua equipe, em que há mais entendimento com relação as atividades delegadas.

Todas as decisões gestacionais devem envolver uma comunicação objetiva e precisa, até aquelas mais cotidianas. Para citar um exemplo, no ambiente organizacional, qualquer tipo de comunicação mal feita — e-mails mal escritos, memorandos com erros, telefones que não funcionam, informações confusas ou qualquer outro ruído na comunicação — pode atrapalhar o processo de disseminação da linguagem corporativa. Por isso, a comunicação assertiva é um cuidado que deve ser tomado pelos gestores para manter sua equipe sempre informada e motivada.

O feedback é uma ferramenta de suma importância para a eficácia do processo de comunicação nas organizações e também uma das tarefas dos gestores. Esse retorno permite acompanhar como a mensagem foi recebida pelos colaboradores, certificando-se que ela cumpriu o objetivo e, de fato, gerou a atitude esperada. Caso isso não ocorra, a mensagem deverá ser transmitida novamente, dessa vez, da forma mais apropriada às características da equipe em questão. Procure entender quais são as dúvidas a fim de esclarecê-las e melhorar cada vez mais a comunicação existente entre você e seu receptor.

Além desses recursos, outras atitudes são fundamentais para os gestores colocar em prática a comunicação nas organizações e contribuírem com o estabelecimento de um ótimo relacionamento interpessoal no ambiente de trabalho.

• Quando for chamar a atenção de alguém, faça de forma reservada e justifique o motivo, descrevendo o ocorrido;
• Peça desculpas sempre que necessário. Isso não demonstra fraqueza, mas respeito;
• Caso receba alguma informação que não procede, não cause nenhum tipo de constrangimento para esclarecê-la;
• Se o clima esquentar por algum motivo, alivie a tensão sem elevar o tom de voz e faça o possível para que o clima desagradável seja dissolvido rapidamente.

Lembre-se: a comunicação, quando realizada de forma efetiva, favorece o envolvimento do colaborador com os princípios da empresa, reforçando seus valores frente aos parceiros. Além disso, ela é uma ferramenta que promove a sinergia para alcançar os resultados almejados.

Fonte: http://www.ibccoaching.com.br/portal/artigos/importancia-da-comunicacao-

eficaz-nas-organizacoes/#

A importância da motivação no ambiente de trabalho

A motivação empresarial é um elemento essencial para o sucesso de uma organização.

A motivação pode ser definida como a energia que nos leva a participar de um desafio, induzindo-nos a realizar ações. Por sua vez, a falta dela causa desinteresse pelo trabalho e faz do colaborador um mero cumpridor de suas tarefas, limitando sua visão e desviando-a do processo em geral. Quando uma pessoa está desmotivada, o trabalho não rende, as horas demoram a passar, a proatividade é inexistente e falta assertividade. Sendo assim, o Portal Emprego e Renda convidou a consultora organizacional Meiry Kamia, para te ajudar a identificar e reverter a falta de motivação no trabalho. Confira:

1.No ambiente de trabalho, motivar significa inovar continuamente?

Motivação é a energia aplicada em direção a uma meta. Motivação significa “motivo para a ação”, ou seja, o motivo que faz alguém se movimentar rumo a alguma meta. A motivação nasce de uma necessidade, por exemplo, se você está com sede, existe motivo para buscar água e matar a sede (satisfazer a necessidade). Se uma pessoa deseja reconhecimento e status, por exemplo, ela poderá alcançar isso através da superação de metas organizacionais.

A inovação pode advir da motivação caso a meta seja a melhoria contínua dos processos, mas motivação e inovação não são a mesma coisa.

2.De que maneira um gestor pode motivar seus funcionários desmotivados?

É necessário que o gestor compreenda os processos psicológicos da motivação. É por isso que as pesquisas indicam que bons líderes utilizam 80% de competência comportamental e apenas 20% de competência técnica. Significa que bons líderes entendem de pessoas. O líder habilidoso consegue despertar o motivo (razão) para que uma pessoa, por exemplo, traga ideias e aplique-as na prática para melhorar processos (inovação). Para isso, o bom líder precisa conhecer bem sua equipe, pois cada pessoa tem um jeito de ver o mundo de forma diferente. A capacidade de comunicar a “visão” ou meta, e inspirar a equipe é imprescindível nesse processo. Também é preciso que o líder saiba conduzir uma equipe, conhecer os talentos e que saiba desenvolver as habilidades necessárias para que a equipe trabalhe em harmonia. A motivação também aumenta quando o colaborador sente que está melhorando e dominando melhor algum processo. O desânimo e a frustração ocorrem quando o colaborador se sente perdido, sem saber o que esperam dele, para onde ele está indo, e quando não tem o suporte necessário para enfrentar as dificuldades.

3.O que os profissionais esperam da empresa quando o assunto é motivação?

Esperam que a empresa dê o suporte necessário para o seu desenvolvimento profissional. Bons líderes são imprescindíveis em processos motivacionais. Os líderes mostram a direção (meta), inspiram a ação e dão o suporte nos momentos difíceis. Também esperam que a empresa aja com coerência. Por exemplo, se a empresa incentiva comportamentos de inovação, é preciso que a empresa crie condições para que as ideias sejam acolhidas e trabalhadas de alguma forma, pois se o colaborador perceber que seu trabalho está sendo em vão, logo sua motivação acabará. Não haverá “motivo” para continuar fazendo o esforço.

4.Qual é a maior dificuldade enfrentada pelas empresas quando decidem implantar um programa motivacional?

Talvez seja a falta de coerência entre discurso e prática para incentivo dos comportamentos, manutenção e desenvolvimento dos mesmos, que advém da falta de planejamento. Por exemplo, empresas que incentivam comportamentos de inovação não podem ser reativas a novas ideias. Deve haver coerência entre discurso e prática. Se a empresa deseja determinados comportamentos, deve criar condições para que esses comportamentos surjam e se desenvolvam. Isso significa ter uma Cultura e Valores Organizacionais alinhados, programas de desenvolvimento dessas habilidades (treinamentos), programas de incentivo com premiações e reconhecimento, e tudo isso deve estar alinhado com a estratégia geral da empresa.

Muitas vezes, as empresas adotam, por modismo, ações sem o planejamento e cuidados adequados, e quando se age assim, o resultado pode ser muito pior do que não ter feito nada.

Fonte: http://www.empregoerenda.com.br/editorias/entrevistas/2218-a-importancia-da-motivacao-no-ambiente-de-trabalho

Resiliência: competência essencial no ambiente organizacional

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Existem pessoas que, quando colocadas em situações de pressão ou estresse, sabem que não podem perder o controle das emoções. Nestes casos, buscam saídas como respirar fundo e lavar o rosto no banheiro. Estes recursos são exemplos simples para ilustrar a resiliência, pois um dos fatores que compõe esta competência é a tolerância. Do mesmo modo que, intuitivamente, alguns desenvolvem estes pontos de equilíbrio, estudiosos criaram técnicas para este intuito.

A resiliência é uma competência influenciada pelo estilo de vida do indivíduo. Quanto mais ganhamos consciência sobre as próprias reações e comportamentos diante de situações de pressão e desafios, por exemplo, mais dominamos estas questões. Nas empresas, após um período longo de enxugamento no quadro de funcionários e aumento da competitividade, o ambiente de trabalho se tornou altamente estressante.  “A resiliência é a capacidade de uma empresa, um líder, uma equipe ou talento, promover as transformações necessárias para alcançar o seu propósito. Você é resiliente quando cresce nas mudanças, inova, se antecipa às situações e produz coerência estratégica para sua equipe e clientes. Sua influência como um ser resiliente precisa ter mais impacto proativo e orientado para o futuro”, explica Eduardo Carmello, palestrante especialista no tema.

Empreendedores e líderes vivem, por si só, sob demandas desafiadoras e cheias de pressão. Estes profissionais convivem em ambientes e atuam em situações de alto risco, onde conviver com crises é um fato normal. “Vivemos uma realidade onde crises econômicas e turbulências acontecem em períodos cada vez mais curtos. As empresas estão sendo desafiadas, e por consequência, os dirigentes destas organizações também. Estes profissionais precisam ter sangue frio e capacidade de enfrentar situações inusitadas, com desfechos, muitas vezes, negativos”, comenta Paulo Sabbag, professor da Fundação Getúlio Vargas. De acordo com o professor, para organizações mais estruturadas e com RHs mais completos, identificar profissionais com resiliência vem se tornando uma premissa.

Conceito de resiliência provém da Física

O que faz um prédio não sucumbir a um terremoto é a conjunção de força com flexibilidade, o que caracteriza a resiliência. Desde o século XVII se estuda os corpos elásticos por meio da Física, e a psicologia utilizou-se desta analogia para transpor ao universo empresarial o poder de profissionais, submetidos a condições extraordinárias (adversas ou desafiadoras), voltar a suas rotinas consideradas normais.

“Ser mentalmente flexível é necessário para lidar com novos problemas ou ações pouco estruturadas. Considero a resiliência como a competência mais importante desta primeira metade do século XXI”, aponta Sabbag.

10 dicas de como desenvolver a resiliência

Há 20 anos, o mercado corporativo exigia que as pessoas assumissem mais riscos. Hoje, fica o que se valoriza é conviver com estes desafios. Levantamos 10 dicas para desenvolver esta competência:

• Procure, na medida do possível, protagonizar as situações;
• Visualize o futuro próximo e antecipe tendências e acontecimentos;
• Crie um significado para a sua realidade;
• Procure conhecer a verdadeira dimensão do problema;
• Separe quem você é do que você faz;
• Procure desenvolver relacionamentos significativos;
• Aprenda a enxergar as soluções;
• Reconheça seus sentimentos e necessidades de seu corpo;
• Tenha como parceiro constante a Criatividade e Inovação;
• Cultive e valorize seu poder de escolha.

As características do profissional resiliente precisam ser “manifestadas” nos momentos de complexidade e mudança, não apenas nos momentos de conforto, estabilidade ou conveniência. “O ser resiliente é aquele que está saltando continuamente, renovando e transformando-se sempre. É uma pessoa impulsionada por um propósito maior, proativa e que constrói realidades”, completa Carmello.

 Fonte: http://www.catho.com.br/carreira-sucesso/dicas-emprego/resiliencia-competencia-essencial-no-ambiente-organizacional

Resiliência no trabalho: questão de atitude

De acordo com a pesquisa realizada pela ISMA-BR, 70% dos brasileiros sofrem as conseqüências do stress. Destes, 30% são vítimas da Síndrome de Burnout, um termo psicológico que descreve o estado de exaustão prolongada e diminuição de interesse, especialmente em relação ao trabalho. O termo burnout descreve principalmente a sensação de exaustão da pessoa acometida.

Estudos também mostram que algumas pessoas passam pelo mesmo processo de pressão e adversidade no ambiente de trabalho, mas não entram no estado de estresse ou burnout, suportando a pressão mantendo-se equilibradas, isto é, sem quebras emocionais. Estas pessoas são chamadas de resilientes, pois possuem atitudes diferenciadas em relação às adversidades no trabalho ou na vida pessoal.

Resiliência é uma palavra que vem do latim RESILIO, que significa “voltar ao normal”. O conceito foi criado em 1807, pelo cientista inglês Thomas Young, que fazia estudos sobre a elasticidade dos materiais. Mais tarde, a resiliência foi incorporada pela física como a capacidade que certos materiais têm de acumular energia quando submetidos a um esforço e, cessado o esforço, retornar ao seu estado natural sem sofrer deformações permanentes. É o que acontece com uma vara no salto em altura: quando o atleta toma impulso para saltar, a vara se curva, acumula energia, projeta o atleta sobre o obstáculo e depois retorna ao seu estado normal.

Nas últimas décadas do século 20, o termo resiliência foi abraçado pela psicologia, para denominar a capacidade que certas pessoas têm de sofrer fortes pressões ou situações de grande estresse e não quebrar emocionalmente. Na verdade estas pessoas se fortalecem neste processo, “acumulando energia” para assim como a vara do salto em altura, projetar-se para resolver as adversidades que estão passando.

O iatista Lars Grael é um exemplo de uma pessoa resiliente. No auge da sua carreira repleta de conquistas, teve sua perna decepada pela hélice de um barco, em um trágico acidente em 1999. Anos depois voltou a competir e ganhar medalhas. “O erro das pessoas, em geral é se voltar para trás”, disse Grael certa vez. “Se eu fosse comparar minha vida anterior com a que levo hoje, com certeza teria entrado em depressão. Mas não adianta olharmos para trás. Temos que lidar com o aqui e agora. Poderia ter sido pior, e tenho a obrigação de me sentir no lucro”.

Ser resiliente é uma questão de atitude, isto é, entrar em ação para solução das pressões e adversidades cotidianas. O profissional resiliênte não permite entrar na sintonia do medo e da tristeza, sentimentos estes que paralisam a pessoa impossibilitando a retomada para a ação. Não permitem também experimentar a energia da raiva, pois a raiva descontrolada apenas busca culpados em relação ao que se passa. O profissional resiliente primeiramente questiona o que deve ser feito para solucionar este problema, investigando várias opções, utilizando a sua flexibilidade e criatividade para sair do momento adverso. 

Concluído este processo ele entra em ação, pois agora ele tem a tal da MOTIVAÇÃO, isto é, motivos (adquirido no processo de pesquisa) para entrar em ação e fazer o que tiver que ser feito para minimizar ou até mesmo sair da adversidade.

O autor Ricardo Piovan é consultor organizacional, autor do livro “Resiliência – como superar as pressões e adversidades no trabalho”

Fonte: http://www.baguete.com.br/artigos/617/ricardo-piovan/08/05/2009/resiliencia-no-trabalho-questao-de-atitude

Diversidade e conflito, os temperos do trabalho em equipe

O que é melhor para o líder de uma equipe de trabalho: que seus integrantes se entendam tão bem que quase se comunicam por telepatia ou que tenham idéias e atitudes muito diferentes, gerando conflitos de pontos de vista?

Se você preferiu a primeira alternativa, sou obrigada a discordar da sua opinião. Acredito que uma equipe harmoniosa, em que todos adoram trabalhar juntos e se entendem maravilhosamente, pode até produzir um ambiente muito agradável. Porém, isso não é garantia de que as iniciativas que ela toma ou as soluções que encontra para os problemas sejam as mais inovadoras.

Muitos líderes enxergam o conflito como algo indesejável, uma erva daninha que precisa ser a todo custo combatida, quando na verdade ele é o combustível da criatividade e da quebra de paradigmas. Não falo do conflito agudo que coloca a equipe em pé de guerra, mas daquele que surge do questionamento de idéias e do debate de opiniões. Será que existe algo mais saudável para o trabalho em equipe do que uma boa discussão, em que pontos de vista divergentes são colocados e criticamente analisados?

É no calor do conflito que, muitas vezes, surgem idéias que quebram paradigmas. Afinal, se elas não fossem ousadas e inovadoras, não provocariam resistências nem discussões. E para que as discussões aconteçam, é preciso valorizar a diversidade de tipos humanos que compõem as equipes, pois cada um tem o seu papel e todos os papéis são importantes.

Todo grupo tem aquele integrante que fala mais que os outros. Nas reuniões, ele contribui com muita informação e idéias, algumas até estapafúrdias, mas não se inibe em falar tudo o que lhe vem à cabeça. Muitas idéias do falante são criticadas pelo objetivo, aquele que não brinca em serviço e não perde o foco. Enquanto o objetivo e o falante polemizam, o metódico tenta pôr uma ordem no trabalho da equipe e avaliar todas as sugestões, pois só com uma boa análise se pode decidir o que é válido e o que pode ser descartado. Então o apressado começa a pressionar o grupo para ser mais produtivo, pois pelo andar da carruagem o prazo para concluir o projeto irá estourar. Vem o cauteloso criticar o apressado, dizendo que ninguém encontra boas soluções sem ponderar muito bem os prós e contras de cada idéia. O questionador pede a palavra e coloca com muita clareza o que pensa, mesmo que isso signifique criticar a conduta ou as idéias dos colegas. O debate esquenta e o líder tem de atacar de conciliador, pois ninguém está se entendendo e o grupo precisa chegar a um consenso…

E assim transcorre o autêntico trabalho em equipe, que chega a ser tumultuado às vezes, mas é tão fértil em idéias, em análises, em questionamentos! Se o líder vê esses conflitos como conseqüência natural da diversidade do grupo e sabe tirar proveito dela, tem tudo para conduzir sua equipe aos melhores resultados. Afinal, no meio de um debate, quando menos se espera, alguém pode ter o grande insight que encerra as discussões e deixa todos satisfeitos. Por outro lado, se o líder fica muito preocupado em manter a harmonia do grupo e não permite que as pessoas conflitem, todos são induzidos a concordar uns com os outros e reprimem opiniões valiosas. A reunião fica muito fluída e cheia de gentilezas, mas pobre em discussões e idéias que quebram paradigmas.

Nesse mundo de quase 7 bilhões de pessoas, não há um só ser humano igual a outro. Ninguém é igual a você! A diversidade de comportamentos, visões de mundo, idéias, experiência e atitudes é que faz o planeta ser tão cheio de possibilidades. Compreender esse fato e ser capaz de lidar com ele é uma das coisas que fazem diferença numa equipe, numa empresa, num negócio ou mesmo numa carreira individual, proporcionando a sementeira para as idéias inovadoras que movimentam o mundo.

Cada vez mais, a habilidade de relacionamento na diversidade é necessária e precisa ser valorizada, a começar pelos líderes. Graças a ela, falantes e objetivos, metódicos e apressados, questionadores, conciliadores e outros tantos tipos humanos que encontramos por aí podem trabalhar juntos, contribuindo com suas opiniões e defendendo seus pontos de vista. E mesmo que eles torçam o nariz uns para os outros enquanto debatem idéias, tudo bem: no final do trabalho, é bem provável que cheguem a um consenso – e aí vão todos comemorar seu sucesso com um happy-hour depois do expediente. Afinal, numa equipe como essa, todos conhecem e praticam o lema da diversidade: “O fato de eu não aceitar a sua idéia não significa que eu não aceito você”.

*Leila Navarro é coach, escritora e palestrante há mais de 10 anos, tendo consolidado, neste tempo, um forte nome no Brasil e no exterior. Ao abordar temas Comportamentais, de Liderança, Gestão de Pessoas, Vendas e Empreendedorismo, já teve suas palestras assistidas por mais de um milhão de pessoas e hoje integra o ranking dos 20 maiores palestrantes do Brasil, segundo a Revista Veja. Além disso, já ganhou por duas vezes o Prêmio dos 100 Melhores Fornecedores de RH – Categoria Palestrante do Ano (2005 e 2009). 

Fonte: http://www.catho.com.br/carreira-sucesso/colunistas/leila-navarro/diversidade-e-conflito-os-temperos-do-trabalho-em-equipe

Como integrar equipes e lidar com conflitos entre departamentos

por Thassia Vaz 

Um dos trabalhos mais difíceis de um gerente de projetos é a resolução de conflitos entre as equipes. Impasses mal resolvidos podem tomar grandes proporções e tornar o trabalho da equipe do seu projeto difícil e lento. Como gerente, você deve ouvir todos os lados, entender os pontos críticos, promover ações para integrar os colaboradores da equipe e, com estas informações, dar a palavra final. Para ajudá-lo nesta tarefa, selecionamos algumas dicas sobre como resolver os conflitos entre departamentos da sua empresa e integrar as equipes envolvidas no projeto. Confira:

O poder de uma boa comunicação

A chave para integrar as equipes e resolver (ou até mesmo evitar) conflitos é a comunicação. Você deve manter um contato próximo com todos os envolvidos, atentar-se às atividades de cada um deles, bem como as dificuldades expostas. Muitos conflitos podem ser evitados com uma simples conversa “olho no olho”, com cada integrante expondo seus argumentos e mostrando como suas ideias impactam no projeto.

Porém, essa comunicação deve ser eficiente. Reuniões constantes, sem pautas claras e com duração indefinida costumam não trazer resultados efetivos. Sempre que reunir equipes de vários departamentos, tenha um objetivo claro e faça destes encontros o mais curto possíveis, ouvindo sempre todos os lados e buscando a solução para um “problema” definido. Ao fim da reunião, envie a ata e o que foi decidido para todos.

Além das reuniões, crie canais de comunicação direta. A porta do gerente de projetos deve estar sempre aberta, ou seja, enquanto um gerente de projetos você deve estar sempre disponível para o surgimento de um conflito, redefinição de estratégia e até mesmo para intermediar relações em busca de uma solução efetiva. Você também deve criar canais para os setores conversarem entre si e tentarem resolver a estas questões sem precisar da sua intermediação. Estimule o uso inteligente do e-mail, telefone e, principalmente, encoraje os encontros pessoais entre setores quando for possível.

Não adie os problemas

O principal erro que gerentes de projetos cometem ao lidar com um conflito é adiar o problema esperando que, de alguma maneira, ele se resolva sozinho. Isso não vai acontecer e, quando você menos esperar, poderá ter tomado uma proporção desnecessária e evitável caso você tivesse intervido antes. Como você estará sempre conversando com as equipes, poderá usar sua percepção para entender quando determinado assunto poderá gerar um conflito.

Assim que perceber um impasse, ouça os lados envolvidos e sente com cada um dos integrantes deles para resolver. Evite que os impasses tomem grandes proporções e, principalmente, que uma disputa de ego acabe entrando em jogo. Sendo rápido e incisivo na resolução dos conflitos, dificilmente eles tomarão grandes proporções.

Busque um denominador comum

Você deve ouvir atentamente todos os lados envolvidos e fazer com que todos conversem entre si, tentando achar a melhor forma de resolver um problema. Caso aconteça um impasse, porém, você terá que tomar uma decisão. Busque sempre a melhor solução para todos, que não prejudique nenhum departamento, influencie positivamente os projetos e a empresa.

Procure sempre uma resolução que seja “win-win”, ou seja, que ambos os lados saiam ganhando, mesmo que pelo aprendizado. Claro que nem sempre isso é possível, mas tenha em mente encontrar um caminho que seja constituído pelas ideias de cada um destes lados. Faça com que ambos tenham que ceder um pouco pelo sucesso. Isto estimulará o trabalho em equipe de uma forma mais integrada!

Lide com a frustração de expectativas

Você vai tentar criar uma resolução que seja o melhor possível para todos os lados, porém, como gerente de projetos, no fim das contas o resultado deverá ser o melhor para o projeto e para a empresa. Por isso, pode acontecer de algum dos lados (ou talvez ambos) ficarem frustrados, por não terem suas expectativas totalmente atendidas.

Novamente, o segredo aqui é a comunicação. Explique como a sua decisão final foi o melhor para o projeto e de que maneira as ideias de cada um influenciaram nessa decisão. Deixe claro que você deseja que todos participem com ideias, pensamentos e formas diferentes de trabalhar, mas que a decisão foi estrategicamente pensada. A transparência contribui bastante na mediação de conflitos!

E você, o que faz no seu dia a dia para integrar as equipes em seus projetos? Em caso de conflitos entre os departamentos, quais as atitudes tomadas? Compartilhe suas experiências conosco através dos comentários!

Fonte: http://www.projectbuilder.com.br/blog-pb/entry/pessoas/como-integrar-equipes-e-lidar-com-conflitos-entre-departamentos